VITAMAILIN ASIAKASREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE

Päivitetty: 25.5.2018.

 

REKISTERINPITÄJÄ

Vitamail AS
Y-tunnus NO9944050921
Puh. 09 315 448
E-mail: asiakaspalvelu@vitamail.fi
Osoite: Prinsens gate 2, 0155 Oslo, Norway

 

REKISTERIN NIMI

Rekisteri on nimeltään Vitamailin asiakasrekisteri (”Rekisteri”), jonka rekisteröityjä ovat Vitamail AS:n tuotteita tilaavat yksityishenkilöt (”Asiakkaat”). Rekisterin rekisterinpitäjä on Vitamail AS.

Vitamail AS käsittelee henkilötietoja 25.5.2018 voimaan tulleen tietosuoja-asetuksen mukaisesti ja tässä tietosuojaselosteessa esitetyllä tavalla.

Vitamail AS:n operaationjohtaja on prosessihallinnan vastaava Vitamailin asiakasrekisterin henkilötietojen käsittelyssä ja yhteyshenkilö tämän tietosuojaselosteen mukaisissa asioissa.

Kysymykset yksityisyydensuojasta tai siitä, miten keräämme ja käsittelemme henkilötietoja, pyydetään esittämään sähköpostitse: asiakaspalvelu@vitamail.fi.

 

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN PERUSTE JA TARKOITUS

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on asiakkaan ja Vitamail AS:n välinen sopimus tuotteiden tilaamisesta.

Käsittelemme henkilötietoja toimittaaksemme asiakkaille sopimusten mukaiset tuotteet ja palvelut. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on myös palveluidemme parantaminen, markkinointi ja markkinoinnin kehityksen analysointi.

 

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Rekisteri sisältää asiakkaan perustiedot: nimen, sukupuolen, tilauksen toimitusosoitteen, puhelinnumeron, sähköpostiosoitteen, syntymäpäivän sekä tilaustiedot- ja ehdot. Lisäksi asiakkaan yhteydenpidosta asiakaspalveluun voidaan tallentaa muita tietoja asiakkaasta palvelun laadun varmistamiseksi.

 

REKISTERIN TIETOLÄHTEET

Vitamail AS käsittelee asiakkaan tuotteiden tai palveluiden tilaamisen yhteydessä antamia henkilötietoja. Lisäksi asiakkaan yhteydenpidosta asiakaspalveluun voidaan edellä mainitulla tavalla saada muita asiakasta koskevia tietoja sekä voimme saada tietoja myös muiden palveluidemme käytön prosessoinnin yhteydessä.

Käydessäsi sivuillamme, pystymme tallentamaan IP-osoitteen sekä teknistä tietoa tele-/datalaitteista ja internet-yhteytesi.

Saatamme myös vastaanottaa ja varastoida henkilötietoja muista lähteistä, jos esimerkiksi tilauksessa on riittämätöntä tietoa. Voimme saada henkilötietoja myös yhteistyökumppaneiltamme. Tämä voi olla esimerkiksi mainostaja, joka antaa meille tietoa siitä, mitä on tapahtunut sen jälkeen, kun klikkaat mainosta. Näin voimme mitata mainosten vaikutusta sekä tarjota parempaa sisältöä.

 

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY

Markkinointi

Asiakkaan tehdessä sopimus tilauksesta tämä vastaanottaa Vitamaili AS:n  uutiskirjeitä / muuta markkinointia Vitamail AS:n tuotteista ja palveluista postitse, sähköpostilla, tekstiviestillä tai muun sosiaalisen mediakanavan välityksellä. Lisäksi voimme käsitellä tietoja palveluistamme, kuten tilauksesta ja niiden seurannasta sekä yhteyden asiakaspalvelumme kanssa.  Asiakkaalla on aina oikeus pyytää markkinoinnin lopettamista.

 

Analyysitoiminnot, tiedotus ja muu teknologia

Vitamail AS kerää  erilaisia tietoja verkkosivullamme vierailevista henkilöistä, jotta voimme milloin tahansa parantaa verkkosivustomme toimintoja ja käyttäjäkokemuksia. Tämä koskee muun muassa tietoja vierailluista sivuista, vierailun ajasta ja käytetystä selaimesta.

Käytämme myös erityyppisiä tekniikoita käyttäjien tunnistamiseen ja analysointiin sen ollessa välttämätöntä palveluliiketoimintamme kannalta sekä palvelujemme helppokäyttöisyyden varmistamiseksi.   Lisäksi voimme suorittaa analyysejä palveluidemme edelleen kehittämiseksi. Palveluita käyttämällä annetaan suostumus edellä mainittujen tekniikoiden ja työkalujen käyttöön.

Suostumus on peruutettavissa muuttamalla selaimen asetuksia. Tämä tapahtuu poistamalla evästeet ja/tai muut vastaavat työkalut käytöstä.

 

REKISTERIN SÄILYTYS JA SUOJAUS

Henkilötiedot on varastoitu Vitamailin omistamalle serverille Alankomaihin Microsoft Azure -alustalle. Verkkosivuiltamme keräämämme tiedot voidaan varastoida ja prosessoida kaikissa valtioissa, jossa Vitamail AS omistaa liiketiloja tai tarjoaa palveluita, mukaan lukien Yhdysvallat, sekä valtioissa, joissa kumppanimme toimivat.

Noudatamme alan tietoturvalle asetettua standarditasoa sekä parhaita käytäntöjä henkilötietojen suojaamiseksi. Saamiamme henkilötietoja varastoidaan ja käsitellään Euroopan Unionin sääntelyn mukaisella tavalla.

 

HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Säilytämme henkilötietoja tarvittavan ajan niiden käyttötarkoituksen toteuttamiseksi. Kriteerit, joiden mukaan henkilötietojen säilytysaika määritetään ovat: 1) Lain mukaisten velvollisuuksien täyttäminen, 2) Asiakassuhteen, eli sopimuksen mukaisen tilauksen kesto.

 

HENKILÖTIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET

Kenelle?
Miksi?
Lindorff OyLaskujen käsittelyyn
Bisnode OyHenkilötietojen päivittämiseen
Henkilötietojen käyttämiseen
Leaddesk OyAsiakaspalvelu puhelimitse
Vianett ASTekstiviestien lähettämiseen
Campaign MonitorSäkhöpostien lähettämiseen
Facebook
Snapchat
Google
Relevanttien tietojen saamiseen
& markkinointi nykyisille asiakkaille

 

HENKILÖTIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE

Edellä mainitussa Rekisterin säilytys ja tietoturva -osiossa mainitulla tavalla henkilötietoja voidaan luovuttaa valtioihin, jotka Euroopan komissio on todennut määrättyjen Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolisten maiden tietosuojatason riittäväksi ETA-alueen standardien mukaisesti.

Johtuen tietojen käsittelyn teknisestä toteuttamisesta osa tiedoista voi sijaita emoyhtiön palvelimilla tai laitteistoilla edellä mainitulla tavalla ja niitä käsitellään ja niihin on pääsy myös EU-alueen ulkopuolella teknisen käyttöyhteyden avulla.

 

REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Rekisterissä olevilla rekisteröidyillä asiakkailla on pääsy omiin henkilötietoihinsa.  Asiakkaalla on oikeus pyytää väärien, puutteellisten tai prosessoimattomien henkilötietojen oikaisemista, poistamista tai täydentämistä.

Edellä mainittujen oikeuksien toteuttaminen pyydetään tekemään sähköpostitse: asiakaspalvelu@vitamail.fi.

 

MUUTOKSET

Voimme aika ajoin muuttaa tietosuojakäytäntöjämme Euroopan Unionin sääntelyn mukaisten vaatimusten täyttämiseksi sekä henkilötietojen saanti-  ja muiden prosessointikäytäntöjen päivittämisen seurauksena.

 

HENKILÖTIETOJA KOSKEVA VASTUUVAPAUSLAUSEKE

Luovutamme henkilötietosi, jos se on välttämätöntä lain mukaisten velvoitteiden täyttämiseksi. Mikäli epäilemme, että palveluitamme käytetään laittomiin tarkoituksiin, henkilötietojen luovuttaminen on välttämätöntä voidaksemme selvittää tai paljastaa epäillyn väärinkäytöksen.